Komunikatory internetowe a ubezpieczenia

Co to są komunikatory internetowe? To narzędzia lub, mówiąc ściślej, programy umożliwiające przesyłanie natychmiastowych wiadomości pomiędzy minimum dwoma użytkownikami przez Internet. Wiadomości mogą być w formie tekstowej, głosowej lub wideo.

Do zalet komunikatorów internetowych należy ich szerokie zastosowanie. Możemy ich użyć nie tylko do rozmów ze znajomymi, przyjaciółmi lub rodziną, ale również do zorganizowania wideokonferencji, zdalnych szkoleń, spotkań biznesowych lub nauki zdalnej. Dodatkowo umożliwiają znaczną oszczędność czasu i pieniędzy.

Nie tak dawno w zespole eAgent.pl wpadliśmy na pomysł, żeby skorzystać z komunikatorów online w branży ubezpieczeń. Chcemy udostępnić naszym klientom możliwość spotkań przez Internet. Żeby to zrobić, musieliśmy wybrać odpowiedni komunikator internetowy.

Wybór komunikatora internetowego do wideokonferencji

Na samym początku określiliśmy wymagania, jakie powinien spełniać komunikator. Należy do nich:

• nieskomplikowana obsługa,
• możliwość korzystania z przeglądarki (brak potrzeby instalowania programu),
• dołączanie do spotkania jako gość (nie trzeba zakładać konta w komunikatorze),
• dostępny chat oraz przesyłanie plików również jako gość.

Niemałe znaczenie miała również popularność danego rozwiązania. Okazuje się, że wcale nie jest ich tak mało. Do najpopularniejszych komunikatorów internetowych należą: WhatsApp, Messenger, Microsoft Teams, Zoom, Skype, Google Meet oraz Viber.

Niektóre, np. WhatsApp, Viber, Messenger mają zastosowanie typowo prywatne. Nie są używane do spotkań biznesowych. Choć z odpowiednimi chęciami i w tej dziedzinie znaleźlibyśmy dla nich zastosowanie.

Nasze poszukiwania zawęziliśmy do czterech z nich: Zoom, Microsoft Teams, Skype oraz Discord. Sprawdziliśmy, jak działają zarówno z perspektywy prowadzącego spotkanie, jak i uczestnika. Co prawda nie sposób wspomnieć w tym artykule o wszystkich naszych obserwacjach, jednak poniżej wymienimy te, które są wg nas najważniejsze.

Uwaga! Testy zostały przeprowadzone na darmowych wersjach komunikatorów internetowych.

Zoom

• prowadzący wideokonferencję ma możliwość wyłączenia kamer oraz mikrofonów uczestników; ponowne ich włączenie wymaga zgody uczestnika (pojawia się komunikat, w którym należy potwierdzić włączenie kamery lub mikrofonu)
• prowadzący może udostępnić chat uczestnikom oraz ustawić, do kogo mogą wysyłać wiadomości (do wszystkich, wszystkich i konkretnych osób lub tylko do prowadzących spotkanie)
• brak opcji przesyłania plików w chacie w darmowej wersji – teoretycznie prowadzący może to zrobić, ale i tak uczestnicy ich nie widzą
• brak języka polskiego
• program jest prosty w obsłudze, ale przez to, że nie ma polskiego tłumaczenia, to ciężko będzie go używać
• korzystanie z przeglądarki wymaga poklikania
• maksymalny czas trwania wideokonferencji to 40 minut
• jeśli prowadzący pozwoli, to każdy może udostępnić ekran

Skype

• typowe opcje dostępne w komunikatorach internetowych
• bezpłatny
• dostępny po polsku
• możliwość przesyłania i pobierania plików
• czas spotkania jest nieograniczony
• uczestnicy mogą dołączyć przez przeglądarkę – wystarczy, że uruchomią link do spotkania i podadzą nazwę uczestnika
• dostępne różne sposoby prowadzenia rozmowy m.in. chat grupowy i grupa moderowana

Kiedy utworzymy w Skype nowy chat grupowy i wyślemy link do spotkania klientowi, to on w każdej chwili może rozpocząć wideokonferencję, do której możemy dołączyć. Poza tym uczestnik spotkania ma możliwość wyłączenia mikrofonu i kamery prowadzącemu.

Jeśli potrzebujemy większej kontroli nad wideokonferencją, skorzystajmy z grupy moderowanej, która ma następujące opcje:

• podział na administratorów (prowadzących) i uczestników spotkania,
• każdy kto ma link do wideokonferencji może do niej dołączyć (jeśli administrator nie wyłączył tej opcji),
• uczestnicy kontrolują jedynie własny mikrofon i kamerę, nie mogą usunąć z rozmowy innych osób,
• spotkanie rozpoczyna tylko prowadzący,
• jeśli spotkanie nie zostało rozpoczęte, to uczestnik poprzez link ma dostęp jedynie do chatu spotkania.

Discord

• korzystanie przy użyciu przeglądarki
• skomplikowany w obsłudze – potrzeba czasu, żeby zapoznać się z podstawowymi opcjami
• bezpłatny
• jedynie zalogowani użytkownicy
• program w języku polskim
• dostępne wysyłanie i pobieranie plików
• prowadzący może przydzielać uczestnikom tzw. role, czyli uprawnienia
• podział rozmowy na kanał głosowy (wideo) i tekstowy (do chatu)
• komunikator stworzony głównie dla graczy

Microsoft Teams

• podział na prowadzących i uczestników wideokonferencji
• prowadzący może wyciszyć uczestnika, ale nie może ponownie włączyć jego mikrofonu
• uczestnik w dowolnej chwili może włączyć mikrofon
• prosty w obsłudze
• możliwość użycia przeglądarki internetowej
• brak konieczności zakładania konta
• dostęp do chatu dla niezalogowanego użytkownika jedynie w wersji płatnej
• program dostępny po polsku
• czas trwania spotkania do 30 godzin
• popularna opcja w szkołach, więc wiele osób umie to obsługiwać

Więc jaki program do spotkań online?

Po przeanalizowaniu wszystkich plusów i minusów przedstawionych komunikatorów internetowych podjęliśmy decyzję, że do spotkań online z klientami w eAgent.pl będziemy używać programu Microsoft Teams.

Decyzję oparliśmy na tym, że program jest znany nauczycielom, rodzicom i dyrektorom szkół. A właśnie to tej grupie, z myślą o ubezpieczeniu NNW Szkolnym, chcemy na początku udostępnić możliwość wideokonferencji z agentami ubezpieczeniowymi. Poza tym jest to łatwy i intuicyjny program spełniający wszystkie nasze wymagania. W dodatku koszt płatnej wersji w stosunku do oferowanych funkcjonalności i w porównaniu z innymi komunikatorami jest akceptowalny.

Etap wyboru komunikatora internetowego do wideokonferencji mamy już za sobą. Teraz konsekwentnie zaczniemy wprowadzać spotkania online do kolejnych produktów ubezpieczeniowych dostępnych w eAgent.pl – Twoim pierwszym agencie online. Dzięki temu zapewnimy Ci jeszcze większą jakość świadczonych usług.

Do zobaczenia :)